PRIVACY POLICY APP SPACEYE

Ai sensi e per gli effetti dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679 (“Regolamento Generale sulla protezione dei dati personali”, di seguito “Regolamento”), la seguente informativa viene resa all’interessato (di seguito Utente) dal Titolare del trattamento, colui che ha acquistato il servizio SpacEye da Vem Sistemi S.p.A. (d’ora in avanti VEM), la quale agisce in qualità di Responsabile del trattamento e che si avvale di MyDev S.r.l., quale ulteriore Responsabile, per lo sviluppo dell’applicazione SpacEye (di seguito anche “APP”).

Vem Sistemi S.p.A. ritiene fondamentale il rispetto della privacy dell’utente e per questa ragione tutti i dati personali (da qui in avanti “Dati Personali” e/o “Dati”) che fornirai o che verranno raccolti nel contesto dell’utilizzo dell’applicazione, saranno trattati nel rispetto dei principi riconosciuti dalla normativa vigente in materia di protezione dei dati personali, quali i principi di trasparenza, correttezza, liceità, minimizzazione dei dati, limitazione delle finalità e della conservazione, esattezza, integrità e riservatezza.

Finalità e base giuridica del trattamento e tipologia di dati raccolti

L’APP ha lo scopo di fornire un servizio di booking utile alla condivisione degli asset aziendali del Titolare.

I sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento dell’APP acquisiscono, nel corso del loro normale esercizio, dati relativi alla propria e-mail, username e azienda di appartenenza.
Il trattamento dei dati per le predette finalità verrà quindi svolto sulla base dell’esecuzione del contratto fra VEM e il Titolare.

Tipologia di dati raccolti: dati relativi alla posizione

SpacEye raccoglie i dati sulla posizione per abilitare una delle principali funzionalità core dell’app:
– check-in di prossimità del desk/sala riunioni precedentemente prenotato anche quando l’app è chiusa e non in uso.
Il check-in è un’operazione necessaria che l’utente deve eseguire per confermare la propria prenotazione.

Come funziona il check-in di prossimità?
Se l’Utente abilita l’opzione Check-in di prossimità e accetta le richieste di autorizzazione dell’app, l’app sarà in grado di monitorare la vicinanza dell’utente alla scrivania/sala riunioni prenotata. In questo modo, se l’utente si trova nei pressi di un desk/sala riunioni precedentemente prenotato, la prenotazione viene automaticamente confermata anche quando l’app è chiusa e non utilizzata.

SpacEye, con il consenso dell’utente, può quindi raccogliere dati di localizzazione per determinare la posizione dell’utente al fine di confermare la prenotazione del desk o della sala riunioni precedentemente prenotati.
Anche se l’utente presta il suo consenso, può disabilitare l’opzione anche temporaneamente, dalle impostazioni del sistema operativo e del dispositivo utilizzato e anche direttamente dall’app.

Modalità di trattamento

Il trattamento dei dati avverrà attraverso strumenti e supporti informatici o comunque automatizzati.

La custodia delle banche dati viene effettuata in ambienti protetti, il cui accesso è controllato e gestito nel rispetto delle disposizioni della normativa vigente in materia di trattamento dei dati personali.

Natura del conferimento dei dati

Il conferimento dei dati sopra descritti è facoltativo ma implicito nell’uso dell’APP e necessario al suo funzionamento. Pertanto, l’interessato che non voglia conferire i dati potrà manifestare tale intenzione evitando di accedere e/o utilizzare l’APP. Il conferimento del dato relativo alla propria posizione per il servizio di Check-in per prossimità è sottoposto alla richiesta di uno specifico consenso all’Utente, la prestazione di questo consenso è facoltativa e non indispensabile per l’utilizzo dell’APP. In particolare, il consenso al rilievo della posizione dell’Utente in prossimità dell’asset viene prestata anche procedendo all’attivazione del servizio bluetooth.

Termini di conservazione dei dati

I dati saranno conservati per un tempo non superiore a quello necessario agli scopi per i quali essi sono raccolti e successivamente trattati. I dati verranno trattati da parte di VEM sino all’esaurimento del contratto con il Titolare. Inoltre, il Titolare avrà la possibilità di impostare in modo automatico la cancellazione degli stessi partendo da un minimo di conservazione pari a 6 mesi.

Cookie

Cosa sono i cookie. Un “cookie” è un piccolo file di testo installato sul terminale dell’utente al momento in cui questo accede a un determinato sito o applicazione. Lo scopo è quello di immagazzinare e trasportare informazioni. I cookie sono inviati da un server web (che è il terminale sul quale è in esecuzione il sito visitato o su cui si appoggia l’applicazione utilizzata) al browser dell’utente (Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome, ecc.) e memorizzati sul dispositivo di quest’ultimo. Per avere ulteriori informazioni su cosa sono i cookie, fare riferimento alla seguente pagina web: www.allaboutcookies.org

In generale i cookie possono essere utilizzati per diverse ragioni, per esempio per monitorare l’utilizzo del servizio da parte dei visitatori, migliorare la navigazione delle pagine, consentire di impostare preferenze personali dei servizi che si stanno utilizzando, proteggere la sicurezza dell’utente. In generale e secondo la terminologia comune i cookie possono avere differenti caratteristiche che permettono di classificarli in base:

• alla durata della permanenza sul dispositivo dell’utente: in questo caso si parla di cookie di sessione/temporanei o di cookie persistenti;
• alla provenienza: in questo caso si parla di cookie di prima parte (inviati al browser direttamente dall’applicazione che si sta visitando) o cookie di terza parte (inviato al browser da altri web server e non da quello che si sta visitando);
• alla finalità: in questo caso, anche in linea a quanto disciplinato al riguardo dall’Autorità Garante per la Protezione dei dati personali, si parla di cookie tecnici o di cookie analitici identificativi e di profilazione.

Seguendo questa classificazione, un medesimo cookie potrà avere anche tutte queste caratteristiche insieme quindi, per esempio, essere un cookie dalla durata persistente, proveniente da una terza parte e con finalità di profilazione.

Quali cookie vengono utilizzati. L’APP utilizza cookie temporanei, cancellati dal dispositivo dell’utente una volta che l’APP viene chiusa, e permanenti, ovvero memorizzati sul dispositivo fino a quando non vengono cancellati dall’Utente o fino al raggiungimento della loro data di scadenza ove impostata.

Tra i cookie utilizzati dall’APP e che la normativa fa rientrare tra i cookie c.d. tecnici vi sono:

• cookie essenziali al funzionamento dell’APP medesima ed alla fruizione corretta dei suoi contenuti (cd. cookie di navigazione, indispensabili e strettamente necessari); senza di essi alcuni contenuti dell’APP non potrebbero essere forniti in quanto garantiscono la normale navigazione e fruizione dell’APP. Nel caso questi cookie venissero bloccati, l’APP potrebbe non funzionare più correttamente. In questa APP questi cookie sono di prima parte e temporanei.
• cookie statistico/analytics di terza parte senza potere identificativo (con mascheratura IP ed assenza di incrocio con altri dati detenuti dalla terza parte): l’APP utilizza il servizio di Google Analytics fornito da Google Inc. per la gestione del web server a cui si appoggia l’APP. Google Analytics a sua volta rilascia cookie, che generano delle informazioni sull’utilizzo del sito web da parte dell’Utente. Questi cookie possono essere assimilati in linea con la vigente normativa ai cookie tecnici, in quanto il loro utilizzo nella presente APP è stato configurato nel rispetto delle seguenti condizioni: adozione di misure che riducono il potere identificativo dei cookie tramite il mascheramento di porzioni significative dell’IP (descritto al seguente link: https://support.google.com/analytics/answer/2763052?hl=i); la terza parte fa richiamo all’impegno ad utilizzare tali cookie esclusivamente per la fornitura del servizio, a conservarli separatamente e a non “arricchirli” o a non “incrociarli” con altre informazioni di cui essa disponga. Sul punto si informa che VEM per l’utilizzo dell’APP non ha collegato Google Analytics a servizi aggiuntivi di Google Inc. e che non sono state attivate opzioni pubblicitarie o di condivisione dei dati con Google Inc. medesima.

I cookie utilizzati dall’APP non consentono a VEM di raccogliere informazioni personali degli Utenti, che quindi non possono essere identificati, tracciati o divenire destinatari di pubblicità mirata o “targettizzata” in base ad abitudini e/o comportamenti nella navigazione dell’APP. Alla luce degli accorgimenti adottati, per l’utilizzo di tali cookie e per i trattamenti di dati personali ad essi connessi, non è necessario, in forza di quanto previsto dalla disciplina vigente richiedere all’Utente il consenso al trattamento.

Come gestire o cancellare i cookie. La maggioranza dei browser Internet sono inizialmente impostati per accettare i cookie in modo automatico. Puoi modificare queste impostazioni in modo da bloccare i cookie o da essere avvertito ogni volta che i cookie vengono inviati al dispositivo di navigazione. Inoltre al termine di ogni sessione di navigazione è possibile cancellare dal proprio dispositivo i cookie raccolti. Esistono svariati modi per gestire i cookie. Ti preghiamo di fare riferimento alle istruzioni specifiche del browser utilizzato. Nel caso l’Utente utilizzi dispositivi diversi tra loro per visualizzare e accedere all’APP (per esempio: smartphone, tablet, ecc.), sarà cura dell’Utente assicurarsi che ciascun browser su ciascun dispositivo sia regolato per riflettere le preferenze espresse in merito ai cookie.

Selezionando i collegamenti sottostanti invece è possibile accedere alle istruzioni specifiche per la gestione dei cookie tramite alcuni dei principali browser per la navigazione:

Microsoft Windows Explorer: http://windows.microsoft.com/en-us/windows-vista/block-or-allow-cookies

Google Chrome: https://support.google.com/chrome/answer/95647?hl=en&p=cpn_cookies

Mozilla Firefox: https://support.mozilla.org/en-US/kb/enable-and-disable-cookies-website-preferences

Apple Safari: http://www.apple.com/legal/privacy/it/cookies/

Opera: http://www.opera.com/help/tutorials/security/cookies/

Se non è utilizzato nessuno dei browser sopra elencati, può essere in ogni caso selezionata la voce “cookie” nella relativa guida all’uso del browser dell’Utente e scoprire dove si trova la cartella per la loro gestione.

Comunicazione e diffusione dei dati

I dati potranno essere conosciuti e trattati dal personale espressamente autorizzato da VEM e/o dai soggetti designati responsabili del trattamento, secondo i rispettivi profili di autorizzazione assegnati, i quali potranno effettuare le operazioni di consultazione, utilizzo, elaborazione, raffronto ed ogni altra opportuna operazione anche automatizzata, solo nei casi in cui a ciò siano stati espressamente autorizzati. In particolare, i dati potranno essere messi a disposizione di società che forniscono a VEM specifici servizi di fornitura, quali ad esempio, provider di servizi IT, società di elaborazione dati per l’erogazione e gestione dei servizi informatici dei quali VEM si avvale per l’amministrazione e gestione dell’APP e della propria infrastruttura informatica. Tali società avranno conoscenza dei dati (anche non rientranti nella definizione di dato personale) nei limiti strettamente necessari all’amministrazione e gestione dell’APP. Inoltre, tra le misure di sicurezza adottate, VEM provvede alla designazione a responsabile del trattamento, nei limiti e per gli effetti della vigente normativa, dei propri fornitori di servizi che hanno accesso alle informazioni in conseguenza dell’attività svolta. I dati non saranno ceduti in nessun modo e ad alcun titolo, né gratuito né oneroso, a terze parti. In caso di espressa richiesta e nelle circostanze autorizzate per legge, i dati potranno essere comunicati alle Autorità di Pubblica Sicurezza e alle forze di Polizia. I dati raccolti tramite l’APP non saranno in alcun modo diffusi ma, qualora necessario, potranno essere trasferiti all’estero, segnatamente agli eventuali responsabili del trattamento avente ivi la loro sede o i loro archivi, solo in presenza di una delle garanzie previste dal Capo V del Regolamento Europeo 2016/679.

Diritti riconosciuti all’interessato

L’interessato, oltre che revocare il consenso e accedere ai dati e al trattamento, può in qualunque momento, nei casi previsti, chiedere la rettifica, la cancellazione e la portabilità dei dati presso altro titolare. L’interessato può inoltre opporsi al trattamento, chiederne la limitazione, e proporre reclamo al Garante la protezione dei dati personali (per le relative istruzioni può accedere al sito www.garanteprivacy.it). Per l’esercizio dei propri diritti l’interessato può rivolgersi al Titolare del Trattamento.

Responsabile per la protezione dei dati

Vem Sistemi S.p.A., con sede in Via Don Sebastiano Calderoni, 12 Forlì (FC), ha designato il Responsabile per la Protezione dei Dati, contattabile all’indirizzo email dpoprivacy@vem.com.